متخصصان بهره‌وری را با نکات سازماندهی دفترچه یادداشت افزایش می‌دهند

آیا تا به حال با یادداشت های جلساتی که در صفحات تصادفی پراکنده شده اند، لیست کارهای انجام شده که در یک کلاهبرداری بی پایان پنهان شده اند و اطلاعات حیاتی که در هرج و مرج گم شده اند، مبارزه کرده اید؟اين بي نظامي نه تنها به کارايي شما آسيب ميخوره بلکه مي تونه باعث بشه که زمان انتهايي مهم رو از دست بديدامروز، ما تکنیک های سازماندهی دفترچه یادداشت را نشان می دهیم که توسط متخصصان برتر برای تبدیل آشفتگی به وضوح و افزایش بهره وری استفاده می شود.

بازگشت دفترچه یادداشت در عصر دیجیتال

در محیط کاری به طور فزاینده ای دیجیتال، دفترچه های کاغذی ممکن است منسوخ به نظر برسند. اما برای بسیاری از متخصصان، آنها ابزارهای ضروری باقی می مانند. بر خلاف دستگاه های الکترونیکی، دفترچه ها نیازی به زمان بوت کردن ندارند.ایده ها را بلافاصله ضبط کنیداما چگونه می توان یک نوت بوک معمولی را به یک نیروگاه بهره وری تبدیل کرد؟

در اینجا به این دلیل است که نوت بوک ها هنوز در زمینه های کلیدی از ابزارهای دیجیتال برتر هستند:

• دسترسی فوری:اولویت های شما در لحظه ای که آن را باز می کنید قابل مشاهده است بدون انتظار برای بارگذاری برنامه ها.
• راحتي بي نظير:بدون دست زدن به دستگاه ها، ایده های فانتزی را در هر جایی ضبط کنید.
• امنيت افزوده شده:اطلاعات حساس از خطرهاي سايبري محافظت ميشه
• قابل حمل:سبک وزن و همیشه آماده یادداشت های سریع در هنگام سفر یا جلسات.
• تقویت کننده تمرکز:حواس پرتی های دیجیتال را برای تمرکز عمیق تر از بین می برد.

بعد از سال ها اصلاح سیستم من از طریق تحقیقات گسترده ای در مورد مدیریت زمان (از جمله یک فصل اختصاصی در کتاب منمدیریت پروژه در عملمن يه روش سازماني از نوت بوک هاي ضد گلوله اي رو توسعه دادم

ساخت سیستم نوت بوک سفارشی خود

قبل از اینکه به تکنیک ها بپردازید، این قانون طلایی را به یاد داشته باشید: سیستم شما باید با الگوهای تفکر و جریان کاری منحصر به فرد شما مطابقت داشته باشد. این پیشنهادات را برای ایجاد موتور بهره وری شخصی خود تطبیق دهید.

گام ۱: هدف دفترچه یادداشت خود را مشخص کنید

اول، مشخص کنید که چه چیزی در دفترچه یادداشت شما خواهد بود:

• دفترنامه جلسات
• یادداشت های کاری روزانه
• جلسات طوفان مغزی
• ردیابی اقلام عمل
• جدول زمانی پروژه

نکته حرفه ای:دفترچه یادداشت های جداگانه ای برای کارهای کاری و مسائل شخصی داشته باشید. من یک دفترچه یادداشت مخصوص آشپزخانه برای برنامه ریزی وعده های غذایی دارم. این جدایی دقیق از سردرگمی جلوگیری می کند و زمان بازیابی را صرفه جویی می کند.

مرحله ۲: الگوهای استفاده را تعیین کنید

به این عوامل فکر کنید:

• هر روز با خودت می بری یا میذاری روی میز کار کنی؟
• کاملاً خصوصيه يا گاه به گاه به اشتراک گذاشته ميشه؟
• چه فرمت هایی برای شما بهتر کار می کنند (لیست ها، نقشه های ذهنی، طرح ها)

اکثر حرفه ای ها از دو نوع نوت بوک استفاده می کنند:

1. تمرکز جلسه:صفحات پر از یادداشت های ارائه، نکات کلیدی و نکات یادگیری.
2. راننده روزانه:شکل آزادتر با وظایف تکمیل شده به سادگی عبور می کند.

من از بخش بندی دفترچه یادداشت ها اجتناب می کنم. استفاده نامنظم منجر به از دست دادن صفحات می شود. با این حال، اگر بخش بندی به شما کمک می کند، بخش های برچسب دار ایجاد کنید.

گام سوم: دفترچه یادداشت مناسب را انتخاب کنید

معیارهای اصلی انتخاب:

• اندازه:پوشش های دوامدار برای حرفه ای های متحرک
• نوع کاغذ:خط بندی، خالی یا شبکه نقطه بر اساس ترجیحات
• کاربرد:دفترچه های نوتی که توسط شرکت تولید می شوند اغلب به خوبی کار می کنند

به یاد داشته باشید: قابلیت های کاربردی از زیبایی بهتر است. یک دفترچه یادداشت A5 (حداقل اندازه) فضای کافی برای نوشتن بدون حجم را فراهم می کند.

10 تکنیک های سازماندهی متخصص

با آماده کردن لوح خالي، اين روش هاي آزمايش شده رو اجرا کنيد:

1روش برش گوشه

این هک بصری ساده جریان کاری من را تغییر داد: گوشه صفحات تمام شده را برش دهید. وقتی وظایف تمام شده یا به جای دیگری منتقل می شوند، گوشه صفحه را برش دهید یا تاپیک کنید تا بلافاصله کار فعلی را پیدا کنید.

اگر فقط یک روش از این مقاله را به یاد دارید، آن را در گوشه ای قرار دهید!

2. فهرست اصلی پشت کتاب

لیست کارهای انجام شده را در انتهای دفترچه یادداشت قرار دهید.

3. جلد اول مرجع سریع

جزئیات مهم پروژه را در جلد جلو یادداشت کنید:

• کد هزینه ها/ شناسه های جدول زمانی
• شماره تلفن های مهم
• دستورات دسترسی به سیستم (هرگز رمز عبور)

4همه چيز رو قرار بده

در پوشش، تاریخ شروع و زمان صفحات جداگانه و به ویژه یادداشت های جلسه را نشان دهید. این یک سوابق زمانی ارزشمند ایجاد می کند.

5روش های ساختاری در مقابل روش های آزاد

سبک سازماندهی خود را انتخاب کنید:

• ساختار:شماره صفحات، ایجاد شاخص ها و استفاده از بخش های تب
• شکل آزاد:بگذارید یادداشت ها به صورت زمانی جریان داشته باشند (من ترجیح می دهم پروژه های همپوشانی شده را انجام دهم)

6سیستم نماد عمل

این حروف را دایره کنید تا موارد مهم را برجسته کنید:

• الف: ماده عمل
• D: تصمیم برای دفترچه ی رسمی
• R: ریسک برای ثبت ریسک
• I: مسئله سیستم های ردیابی
• ★: اولویت فوری

7بازنگري برنامه ريزي شده

بازنویسی هفتگی (من جمعه ها را ترجیح می دهم) کمک می کند:

• پاکسازی موارد تکمیل شده
• انتقال یادداشت های مهم
• تمرکز رو برای هفته ی بعد تازه کن

8کد رنگ (اختیاری)

در حالی که من به ندرت از رنگ ها استفاده می کنم، برخی از متخصصان برای عناصر مختلف پروژه از رنگ های برجسته شده قسم می خورند.

9. همگام سازی دیجیتال

دفترچه یادداشت شما باید مکمل ابزارهای دیجیتال باشد. به عنوان مثال، اقلام "A" دایره شده را به نرم افزار مدیریت پروژه مانند MS Teams یا Infinity منتقل کنید.

10ساده بودن را بپذیرید

بهترين سيستم، سيستمي است که شما در واقع آن را حفظ مي کنيد. روش هاي زياد پيچيده مقاومت را به وجود مي آورند.

در کار روزانه، من یک فرد "یک دفترچه یادداشت در یک زمان" هستم، بدون بخش های پیچیده یا چندین کتاب.

بهبود مداوم

به یاد داشته باشید: سیستم شما باید با نیازهای شما تکامل یابد. هر سه ماه یکبار ارزیابی مجدد آنچه که در پروژه قبلی کار می کرد ممکن است نیاز به اصلاح برای چالش های جدید داشته باشد. این تکنیک ها پایه ای را فراهم می کنند،اما بهترین سیستم تنها مال شماست.