Профессионалы повышают производительность с помощью советов по организации записных книжек

Вы когда-нибудь сталкивались с записками на встречу, разбросанными по страницам, списками дел, закопанными в бесконечных начертаниях, и важнейшей информацией, потерянной в хаосе?Эта дезорганизация не только ухудшает вашу эффективность, она может заставить вас пропустить критические сроки.Сегодня мы раскроем методы организации блокнотов, используемые лучшими профессионалами, чтобы превратить беспорядок в ясность и повысить производительность.

Возвращение ноутбука в цифровую эпоху

В нашем все более цифровом рабочем месте бумажные ноутбуки могут показаться устаревшими, но для многих профессионалов они остаются незаменимыми инструментами.Немедленно захватывать идеи.Но как вы можете превратить обычный ноутбук в энергетический центр производительности?

Вот почему ноутбуки по-прежнему превосходят цифровые инструменты в ключевых областях:

• Мгновенный доступ:Ваши приоритеты видны с момента открытия, без ожидания загрузки приложений.
• Беспрецедентное удобство:Захватывайте мимолетные идеи в любом месте, не играя с устройствами.
• Усиленная охрана:Конфиденциальная информация остается в автономном режиме, защищена от киберугроз.
• Переносимость:Легкий и всегда готов к кратким записям во время поездок или встреч.
• Усилитель фокусировки:Устраняет цифровые отвлекающие факторы для более глубокой концентрации.

После многих лет усовершенствования моей системы путем обширных исследований по управлению временем (включая специальную главу в моей книгеУправление проектами на практикеЯ разработал пуленепробиваемый метод организации ноутбуков.

Создание собственной системы блокнотов

Перед тем, как погрузиться в технику, помните это золотое правило: ваша система должна соответствовать вашим уникальным моделям мышления и рабочему процессу.

Шаг 1: Определите цель своей тетради

Во-первых, определите, что будет в блокноте:

• Протокол заседания
• Ежедневные рабочие записки
• Сеансы мозгового штурма
• Отслеживание элементов действия
• Сроки реализации проекта

Профессиональный совет:Сохраняйте отдельные тетради для работы и личных дел.Я держу специальную кухонную тетради для планирования еды.Это строгое разделение предотвращает путаницу и экономит время на поиск.

Шаг 2: Установите правила использования

Рассмотрим следующие факторы:

• Будете ли вы носить его каждый день или будете держать его привязанным к столу?
• Это строго личное или время от времени общее?
• Какие форматы лучше всего подходят для вас (списки, карты сознания, эскизы)?

Большинство профессионалов используют два типа ноутбуков:

1. Сосредоточенные на встречах:Плотность страниц, наполненных примечаниями к презентации, ключевыми выводами и уроками.
2. Ежедневный водитель:Более свободные формы с выполненными задачами, просто зачеркнутыми.

Я избегаю разделения блокнотов на секции, неравномерное использование приводит к потерям страниц. Однако, если вам помогает разделение, создайте раздел с ярлыками.

Шаг 3: Выберите идеальный блокнот

Основные критерии отбора:

• Размер/тип:Спирально скрепленные для использования на столе (покрытия плоские), прочные крышки для мобильных профессионалов
• Бумажная форма:Вырезанные, пустые или с точечной сеткой в зависимости от предпочтений
• Практичность:Записки, выпущенные компанией, часто работают отлично. Не тратьте слишком много.

Помните: функциональность превосходит эстетику.

10 Методы экспертной организации

С готовым пустым холстом, используйте проверенные методы:

1. Метод угловой резки

Этот простой визуальный взлом произвел революцию в моем рабочем процессе: подстричь угол завершенных страниц. Когда задачи завершены или перенесены в другое место, вырежьте или сложите угол страницы, чтобы мгновенно найти текущую работу.

Если вы помните хотя бы один метод из этой статьи, сделайте его передовым!

2Задней части книги

Поставьте список дел в конце тетради, не просматривайте десятки страниц, чтобы определить приоритеты.

3. Передняя обложка

Внесите основные детали проекта на обложку:

• Коды затрат/идентификаторы сроков
• Критические номера телефонов
• Инструкции доступа к системе (никогда пароли)

4Всего на свидание

На обложке помечаются даты начала и временные отметки на отдельных страницах, особенно на записях заседаний.

5. Структурированные и свободные подходы

Выберите стиль организации:

• Структурированный:Номерируйте страницы, создавайте индексы и используйте разделы с вкладками
• Свободная форма:Пусть записки идут в хронологическом порядке (мне больше нравятся перекрывающиеся проекты)

6Система символов действий

Окружите эти буквы, чтобы подчеркнуть важные пункты:

• A: Пункт действия
• D: Решение по официальным журналам
• R: Риск для регистров рисков
• I: вопрос о системах отслеживания
• ★: срочный приоритет

7Плановые рецензии.

Еженедельные переписки (я предпочитаю пятницы) помогают:

• Завершенные элементы очистки
• Мигрировать важные записи
• Обновить фокус на следующей неделе

8. Цветовое кодирование (необязательно)

Хотя я редко использую цвета, некоторые профессионалы клянутся цветными подчеркивателями для различных элементов проекта.

9Цифровая синхронизация

Ваш ноутбук должен дополнять цифровые инструменты. Например, переносите закрученные "А" элементы в программное обеспечение для управления проектами, такое как MS Teams или Infinity.

10Примите простоту.

Слишком сложные методы создают сопротивление. и развиваться органически.

В повседневной работе я человек "одна тетрадь за раз", без сложных разделов или нескольких книг.

Постоянное совершенствование

Помните: ваша система должна развиваться в соответствии с вашими потребностями. ежеквартально пересматривать то, что работало в прошлом проекте, может потребоваться корректировка для новых задач.Но оптимальная система - только ваша..