Bạn có bao giờ phải vật lộn với những ghi chú họp rải rác trên các trang ngẫu nhiên, danh sách việc phải làm bị chôn vùi trong những chữ vạch vét vô tận, và những thông tin quan trọng bị mất trong hỗn loạn không?Sự mất tổ chức này không chỉ làm tổn thương hiệu quả của bạn mà còn khiến bạn bỏ lỡ thời hạn quan trọngHôm nay, chúng tôi tiết lộ các kỹ thuật tổ chức sổ ghi chép được sử dụng bởi các chuyên gia hàng đầu để biến lộn xộn thành sự rõ ràng và tăng năng suất.
Cuốn sổ ghi chép trở lại trong thời đại kỹ thuật số
Trong môi trường làm việc ngày càng kỹ thuật số của chúng ta, sổ tay giấy có vẻ đã lỗi thời. Tuy nhiên, đối với nhiều chuyên gia, chúng vẫn là công cụ không thể thiếu. Không giống như các thiết bị điện tử, sổ tay không cần thời gian khởi động.nắm bắt ý tưởng ngay lập tứcNhưng làm thế nào bạn có thể biến một chiếc máy tính xách tay bình thường thành một nhà máy năng suất?
Đây là lý do tại sao máy tính xách tay vẫn vượt trội hơn các công cụ kỹ thuật số trong các lĩnh vực chính:
Sau nhiều năm tinh chỉnh hệ thống của tôi thông qua nghiên cứu sâu rộng về quản lý thời gian (bao gồm cả một chương chuyên dụng trong cuốn sách của tôiQuản lý dự án trong thực tếTôi đã phát triển một phương pháp tổ chức sổ tay chống đạn.
Xây dựng hệ thống sổ ghi chép tùy chỉnh của bạn
Trước khi đi sâu vào các kỹ thuật, hãy nhớ quy tắc vàng này: Hệ thống của bạn phải phù hợp với mô hình suy nghĩ và quy trình làm việc độc đáo của bạn.
Bước 1: Xác định mục đích của sổ ghi chép
Đầu tiên, hãy xác định những gì sổ ghi chép của bạn sẽ chứa:
Mẹo chuyên nghiệp:Giữ sổ ghi chép riêng biệt cho công việc và các vấn đề cá nhân. Tôi giữ một sổ ghi chép nhà bếp dành riêng cho kế hoạch bữa ăn. Sự tách biệt chặt chẽ này ngăn ngừa nhầm lẫn và tiết kiệm thời gian truy xuất.
Bước 2: Xây dựng mô hình sử dụng
Hãy xem xét những yếu tố sau:
Hầu hết các chuyên gia sử dụng hai loại máy tính xách tay:
Tôi tránh phân vùng sổ ghi chép sử dụng không đồng đều dẫn đến các trang lãng phí. Tuy nhiên, nếu phân vùng giúp bạn, tạo các phần được dán nhãn.
Bước 3: Chọn sổ ghi chép hoàn hảo
Các tiêu chí lựa chọn chính:
Hãy nhớ rằng: Tính hiệu quả vượt qua tính thẩm mỹ. Một cuốn sổ tay A5 (kích thước tối thiểu) cung cấp không gian viết đầy đủ mà không có khối lượng lớn.
10 Kỹ thuật tổ chức chuyên gia
Với tấm vải trắng sẵn sàng, hãy thực hiện các phương pháp đã được thử nghiệm trong chiến đấu:
1Phương pháp cắt góc
Cách hack trực quan đơn giản này đã cách mạng hóa quy trình làm việc của tôi: cắt tỉa góc của các trang đã hoàn thành. Khi các nhiệm vụ được hoàn thành hoặc di chuyển đến nơi khác, cắt hoặc gấp góc trang để ngay lập tức xác định vị trí công việc hiện tại.
Nếu bạn nhớ chỉ một kỹ thuật trong bài viết này, hãy làm cho nó thành công!
2. Danh sách chính
Đặt danh sách việc cần làm ở cuối sổ ghi chép.
3. Trang bìa Quick Reference
Ghi lại chi tiết thiết yếu của dự án bên trong trang bìa:
4Hẹn hò mọi thứ.
Nhãn nhãn trên bìa với ngày bắt đầu, và thời gian đóng dấu các trang riêng lẻ, đặc biệt là ghi chú cuộc họp.
5. Phương pháp cơ cấu so với Phương pháp tự do
Chọn phong cách tổ chức:
6Hệ thống biểu tượng hành động
Vòng tròn các chữ cái này để làm nổi bật các mục quan trọng:
7. Đánh giá theo lịch trình
Việc viết lại hàng tuần (tôi thích thứ Sáu) giúp:
8. Mã màu (Tự chọn)
Trong khi tôi hiếm khi sử dụng màu sắc, một số chuyên gia thề bằng các dấu hiệu tô màu cho các yếu tố dự án khác nhau.
9. Đồng bộ hóa số
Máy tính xách tay của bạn nên bổ sung cho các công cụ kỹ thuật số. Ví dụ, chuyển các mục "A" được vạch tròn sang phần mềm quản lý dự án như MS Teams hoặc Infinity.
10Hãy chấp nhận sự đơn giản
Hệ thống tốt nhất là một hệ thống mà bạn thực sự duy trì. bắt đầu cơ bản và phát triển hữu cơ.
Trong công việc hàng ngày, tôi là một người "một sổ ghi chép một lúc" không có các phần phức tạp hoặc nhiều cuốn sách.
Cải thiện liên tục
Hãy nhớ: hệ thống của bạn nên phát triển theo nhu cầu của bạn. đánh giá lại hàng quý những gì đã làm việc dự án cuối cùng có thể cần điều chỉnh cho những thách thức mới.nhưng hệ thống tối ưu là duy nhất của bạn.
