Specjaliści zwiększają wydajność dzięki poradom organizacyjnym

Czy kiedykolwiek walczyłeś z notatkami z spotkań rozrzuconymi na przypadkowych stronach, z listami zadań zakopanymi w niekończących się szarpankach i z ważnymi informacjami zgubionymi w chaosie?Ta dezorganizacja nie tylko niszczy twoją wydajność, ale może sprawić, że przegapisz krytyczne terminy.Dziś pokazujemy techniki organizacji notatników używane przez najlepszych profesjonalistów, aby przekształcić bałagan w jasność i zwiększyć wydajność.

Powrót notatnika w erze cyfrowej

W naszych coraz bardziej cyfrowych miejscach pracy, notatki papierowe mogą wydawać się przestarzałe, ale dla wielu profesjonalistów pozostają niezbędnymi narzędziami.natychmiast uchwycić pomysłyAle jak zamienić zwykły notatnik w silnik produktywności?

Oto dlaczego notebooki wciąż przewyższają narzędzia cyfrowe w kluczowych obszarach:

• Natychmiastowy dostęp:Twoje priorytety są widoczne w momencie otwarcia aplikacji bez czekania na ładowanie aplikacji.
• Bezkonkurencyjna wygoda:Złapać ulotne pomysły gdziekolwiek bez grzebania się z urządzeniami.
• Zwiększone zabezpieczenie:Informacje wrażliwe pozostają offline, bezpieczne przed cyberzagrożeniami.
• Przenośność:Lekkie i zawsze gotowe do szybkich notatek podczas dojazdów lub spotkań.
• Wzmacniacz ostrości:Wyeliminuje cyfrowe zakłócenia, dzięki czemu można się skupić.

Po latach udoskonalenia mojego systemu poprzez szerokie badania nad zarządzaniem czasem (w tym dedykowany rozdział w mojej książceZarządzanie projektami w praktyceWymyśliłem metodę organizacji prototypowych notesów.

Tworzenie własnego systemu notatnika

Zanim zajmiesz się technikami, pamiętaj o tej złotiej zasadzie: Twój system musi być zgodny z Twoimi unikalnymi wzorcami myślenia i przepływem pracy.

Krok 1: Zdecyduj, do czego służy notatnik

Najpierw ustalić, co będzie zawierać notatnik:

• Protokół z posiedzenia
• Codzienne notatki robocze
• Sesje burzy mózgów
• Śledzenie elementów działania
• Termin realizacji projektu

Wskazówka:Trzymaj oddzielne zeszyty do spraw zawodowych i osobistych.

Krok 2: Ustaw wzorce użytkowania

Rozważmy następujące czynniki:

• Będziesz go nosił codziennie czy będziesz go trzymał przy biurku?
• Czy to ściśle prywatne czy czasami wspólne?
• Jakie formaty są dla Ciebie najlepsze (listy, mapy umysłowe, szkice)?

Większość specjalistów używa dwóch typów notebooków:

1. /Zamierzone na spotkania:Gęste strony wypełnione notatkami z prezentacji, kluczowymi wnioskami i punktami pouczającymi.
2. Codzienny kierowca:Więcej wolnej formy z wykonanymi zadaniami po prostu przekreślonymi.

Unikałem sekcjonowania notatników, nierównomierne użycie prowadzi do marnowania stron.

Krok 3: Wybierz idealny zeszyt

Kluczowe kryteria wyboru:

• Rozmiar/rodzaj:Wyroby z tworzyw sztucznych (z wyłączeniem tworzyw sztucznych)
• Styl papieru:Powierzchnia, puste, lub siatki punktowej w zależności od preferencji
• Praktyczność:Firmowe notebooky często działają doskonale. Nie wydawaj za dużo.

Pamiętaj: funkcjonalność jest ważniejsza niż estetyka.

10 Techniki organizacji eksperckiej

Przygotowując płyta, wdroż te sprawdzone w walce metody:

1Metodę cięcia w kącie

Ten prosty wizualizacyjny hack zrewolucjonizował mój przepływ pracy: przycinanie rogu ukończonych stron. Kiedy zadania są zakończone lub przenoszone gdzie indziej, wyciąć lub złożyć róg strony, aby natychmiast zlokalizować bieżące prace.

Jeśli pamiętasz choć jedną technikę z tego artykułu, zrób z niej coś wyjątkowego!

2. Główna lista z tyłu

Połóż listę rzeczy do zrobienia na końcu notesu, a nie przeglądaj dziesiątki stron, by znaleźć priorytety.

3. Tłumaczenie na okładce

/Wpisz najważniejsze szczegóły projektu /na okładce:

• Kody kosztów/identyfikatory harmonogramu
• Krytyczne numery telefonów
• Instrukcje dostępu do systemu (nigdy hasła)

4- Wszystko.

Na okładce umieszcza się daty rozpoczęcia i czas rozpoczęcia poszczególnych stron, zwłaszcza notatek z spotkań.

5. Podstawy strukturalne i wolnoformatowe

Wybierz styl organizacji:

• Strukturowane:Numerowanie stron, tworzenie indeksów i korzystanie z zakładek
• Wolna forma:Niech notatki płyną chronologicznie (preferuję nakładające się projekty)

6System symboli akcji

Zaokrągnij te litery, aby podkreślić kluczowe elementy:

• A: Punkt działania
• D: Decyzja dotycząca dzienników urzędowych
• R: Ryzyko dla rejestrów ryzyka
• I: Kwestia systemów śledzenia
• ★: pilny priorytet

7/ Planowane recenzje

Tygodniowe przepisywanie (preferuję piątki) pomaga:

• Wyczyść zakończone przedmioty
• Przeniesienie ważnych notatek
• Odśwież skupienie na przyszłym tygodniu

8. Kodowanie kolorów (nieobowiązkowe)

Chociaż rzadko używam kolorów, niektórzy specjaliści przysięgają na kolorowe podkreślacze dla różnych elementów projektu.

9Cyfrowa synchronizacja.

Twój notes powinien uzupełniać narzędzia cyfrowe. Na przykład przenieść zaokrąglone elementy "A" do oprogramowania do zarządzania projektami, takiego jak MS Teams lub Infinity.

10Używaj prostoty

Najlepszy system jest taki, który faktycznie utrzymujesz.

W codziennej pracy jestem osobą "jeden notatnik na raz", bez skomplikowanych sekcji lub wielu książek.

Ciągłe doskonalenie

Pamiętaj: Twój system powinien ewoluować wraz z Twoimi potrzebami.Ale optymalny system jest tylko twój..